Günümüz Türkiye’sinde hukuk davaları dünyanın geri kalanına göre çok uzun sürmektedir. Bu yoğunluğun sistemsel ve bürokratik birçok sebebi bulunmakla beraber en basit yaklaşımla dava miktarını karşılayacak ölçüde mahkeme bulunmamasıdır.
Şüphesiz her geçen gün üstüne birikerek devam eden korkutucu iş yükünün ana unsurlarından birisi de İş Hukuku uyuşmazlıklarıdır.
İş hukuku; işçilerin hakları, çalışma koşulları, ücretleri ve sendikaları düzenleyerek işçi ile işveren arasındaki ilişkiyi dengelemeyi amaçlayan hukuk dalıdır. Sanayi devrimi sonrası tarihsel tecrübeye dayanarak daha güçlü durumda olduğu kabul edilen işverenin, emredici birçok hükümle kısıtlanması, bu dengenin sağlanması için gerekli görülmüştür.
"Hukukun kuvvetinin azaldığı yerde, kuvvetlinin hukuku geçerli olmaya başlar"
Hukuki altyapı, devam eden düzenli ilişkileri düzenlese de ağırlıklı olarak uyuşmazlık çıktığı anlarda kendini gösterir. Bu uyuşmazlıklar ise yüksek oranda ilişkinin bitimine yakın gün yüzüne çıkar. İş ilişkilerinde de uyuşmazlığın en yoğun olarak yaşandığı safha genellikle sözleşmenin sona erdiği safhadır. Haliyle “iş sözleşmesinin feshi” konusu düzenlenirken şçi lehine düzenlemelere gidilmiştir. İşverenin sözleşmeyi sonlandırabilmesi için “haklı” yahut “geçerli” bir sebebe dayanması aranmış ve bu sebeplerin ispatı sıkı şartlara bağlanmıştır.
Özlük dosyası, 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75.maddesi gereğince işveren tarafından her işçi açısından ayrı ayrı tutulması zorunlu olan, işçinin kimlik bilgilerini ve İş Kanunu da dahil olmak üzere kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kaydı içeren dosyadır.Yani işçinin; işvereni, amirleri ve diğer işçilerle olan ilişkisine dair, o işyeri yahut işverenle sınırlı olmak üzere düzenlenmiş özgeçmişidir. Özellikle hakimlerce, “feshin son çare olması” ilkesinin doğru şekilde işletilip işletilmediğinin incelenmesi gibi hususlarda işçi lehine bir yaklaşım olması, işverenlerin ellerindeki en somut ispat aracı olan Özlük Dosyalarına çok daha titiz yaklaşmalarına neden olmuştur. Bu çalışmada işverenin haklarını koruyabilmesi için tutmakla yükümlü olduğu Özlük Dosyasının içinde olması gerekenler ve nedenleri incelenecektir.
İşçinin özlük dosyasında bulunması gereken ilk belge tabi ki Sosyal Güvenlik Kurumu Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi’dir. SGK İşten Ayrılış Bildirgesi ile bu belge, işçinin işyerinde ne kadar süre çalıştığı belirlenir. Kıdem ve ihbar tazminatlarını hesaplama, kıdeme bağlı yıllık izin süresinin hesaplanması, işe iade davası kapsamında olan işleri için kıdem süresi hesaplama, işe bağlı tazminatları talep edebilmek için zamanaşımı sürelerinin hesaplanması gibi birçok konuda ana dayanak kaynağıdır.
Özlük dosyasında iş sözleşmesinin bulunması da önem arz etmektedir. İşçinin görülecek işin tanımı, sözleşmenin süresi ve çalışma koşulları hakkında doğru şekilde bilgilendirildiğinin kanıtlanması için kullanılabilir. Sözleşmeye ek, işin niteliğine bağlı olarak, Gizlilik Beyanı veya Rekabet Etmeme Sözleşmesi varsa, bunların da İş Sözleşmesi’nin hemen arkasından özlük dosyasına konulması gerekmektedir. İşçinin beyanlara aykırı davranışları sebebiyle oluşabilecek zararlara karşı açılacak tazminat davalarında bu belgelerin kullanılması gerekebilir. Bunlarla birlikte şirketin fazla mesai ve yıllık izinler için öngördüğü bir protokol varsa, bunun da akde ek olarak işçi tarafından kabul edilmesi ve imzalanarak dosyaya eklenmesi gerekmektedir. Bu sayede işçinin bilgisi dışında bir süreç izlenmediği ispatlanabilir.
Dosyanın içinde bulunması gereken bir diğer husus, iş sözleşmesi süresince işçiye ödenen ücretlerin ayrıntılı şekilde düzenlenmiş bordrolarıdır. İşçinin sözleşmenin feshinden sonra açabileceği alacak davasında ücret bordroları önemli yer tutmaktadır. İşçinin ay içerisinde yaptığı normal mesai, fazla mesai, resmi tatiller, yemek yardımları, yol masrafları gibi kalemlerin tamamının ve bunlara karşılık gelen ücretlerin bordroda gösterilmesi önemlidir. Zira işçinin bordroya karşı bu kalemleri sonradan talep etmesi halinde, senetle durumu ispat etmesi gerekecektir. İşverenin ana görevi olan “ücret ödemeyi” doğru şekilde yaptığının en bariz kanıtı bordrolardır.
İş süreci boyunca işçinin gerek yıllık izin gerekse fazla mesaileri serbest zaman olarak değerlendirme talebi üzerine verilen izinler sebebiyle verilecek her türlü izin için, işçinin izin süresinin ve sebebinin belirtilerek kendisine imzalatıldığı İzin Formları da dosyaya eklenmelidir. Bu formlar vasıtasıyla hem işçinin yıllık izin talepleri hem de ekstra mesailere dair taleplerinin çoğu engellenmiş olacaktır. Ancak fazla mesailerin serbest zaman olarak değerlendirilmesi talebi işçiden gelmelidir, dolayısıyla bu taleple alakalı dilekçelerin de özlük dosyasında yer alması gerekmektedir. Ayrıca işverenin gerekli altyapıyı kurması hâlinde, işçiden Personel Devamlılık Kontrol Sistemi için parmak izi alma ve verilerini muhafaza etmek için protokol imzalatılması gerekir. Bu yolla işçinin işe giriş çıkış saatleri kaydedilerek, sonrasında oluşabilecek bir ek fazla mesai ücreti talebi kolayca engellenebilir.
İşverenin yaptığı işin niteliğine bağlı olarak gerekliyse; fazla mesai ücretlerinin önceden verilmesine dair, herhangi bir kredi borcu bulunmadığına dair, bilgilerin işverene bağlı diğer şirketlerle paylaşılabileceğine dair, kendisine verilen ekipmanlara ve eğitimlere dair muvafakatnameler alınabilir. Başta İş Kanunu olmak üzere, kanunlara aykırı olmamak kaydıyla alınabilecek muvafakatnamelerin, işin niteliğine göre ispat açısından dosyada bulunması gerekebilir.
İşçinin işe girerken veya sonrasında verdiği her taahhüt de yazılı olarak düzenlenip işçi tarafından imzalatılarak dosyaya konulmalıdır. İş güvenliği talimatı ve taahhütnamesi, eski iş akitlerinden doğabilecek yükümlülükler içinişçinin kendisinin sorumlu olduğuna dair taahhütname veya devlet organlarının işverenden istediği bilgileri işçinin işverene doğru şekilde ilettiğine dair taahhütnameler bu şekildedir.
İşveren tarafından bazı işçilere, işi doğru şekilde görebilmesi için masraflı bir eğitim ve tedarik süreci verilmesi gerekebilir. Bu gibi durumlarda işveren, işçiye yaptığı masrafın değmesi için, masrafı yapmadan önce işçiye bir taahhütname imzalatarak asgari bir çalışma süresini doldurmaması halinde, yapmış olduğu masrafları geri isteyebilir. İşçiye Asgari Çalışma Taahhüdü imzalatılmışsa, taahhütte belirtilen süreden önce işten çıksın veya çıkmasın, özlük dosyasında yer alması gerekebilir.
Fesih durumunda, feshin geçerliliğini ya da haklılığını ispatlamak açısından en önemli bölüm ise Bilgi İsteme Formlarının ve Disiplin Kurulu Kararlarının olduğu bölümdür. İşçinin çalıştığı süre içerisinde yapmış olduğu her ihlal, işten çıkartma sebebi olsun veya olmasın işçiye yazılı ve sözlü olarak tebliğ edilmeli, işçiden kesinlikle yazılı ve sözlü savunması alınmalıdır. Bu beyanların üzerine işçinin ilgili amirlerinin de görüşleri alınarak BİF (Bilgi İşlem Formu) oluşturulur ve her olay için ayrı ayrı tutulur. Ek olarak hadisenin gerektirmesi durumunda işçi Disiplin Kurulu’na sevk edilir. Disiplin Kurulu’nun aldığı kararların işçiye tebliğ edildiği de işçi tarafından imzalanmış şekilde yazılı olarak dosyaya kaydedilir. Bu sürecin tamamı titizlikle yürütülmelidir zira İş Mahkemeleri’nin dikkatle incelediği “feshin son çare olması” ilkesi, işveren açısından ancak bu şekilde kanıtlanabilir. İşçinin öncesinde “uyarı” gibi hafif bir ceza aldığı, sonrasında “kınama” gibi daha büyük bir ceza aldığı, en sonunda işten çıkartılmak zorunda kalındığı tutanaklarla tespit olunmalıdır. Hem kanun koyucu hem de mahkemeler bu tedrici süreci aramaktadır ve özlük dosyası buna göre düzenlenmelidir.
Sonuç olarak; günümüzde sıkça karşılaşılan işçi-işveren uyuşmazlıklarında, davanın her iki taraf açısında da çözümü için Özlük Dosyası anahtar rol oynamaktadır. Dosyanın içeriğinin detaylı hazırlanmış olması ve işçi tarafından da onaylı belgelerden oluşması, davanın hakimler tarafından kolayca çözümlenmesini sağlayabilir. Bilhassa İş Kanunu’nun iş akdindeki dengenin işçinin aleyhine bozulması endişesiyle hazırlanmış olması işverenin alanını oldukça daraltmış olduğundan; özlük dosyasının şekli şartlara uygun olarak hazırlanması, işverenin haklarını kullanabilmesinin yegane yolu haline gelmiştir. İşverenin kusursuz sorumlu olarak düzenlendiği kamu düzenimizde iş akdinin doğru şekilde kurulması, yürütülmesi ve sonlandırılması sorumluluğu tamamen işverene yüklenmiş bir ödevdir ve bu ödevin merkezinde özlük dosyası yer alır.
